El mundo se mueve a una gran velocidad, esto es la Cuarta Revolución Industrial, que ahora, y por un virus, ha puesto a grandes y pequeñas empresas a agilizar su Transformación digital. Como he mencionado en otras entradas, estamos gestionando sobre entornos V.U.C.A (volátiles, inciertos, complejos y ambiguos). No adaptar nuestras culturas empresariales a la innovación, a gestionar la incertidumbre, el cambio y lo digital saldrá cada vez más costoso con el tiempo. Como diría OppenHeimer “crear o morir, transformarse o morir y acá ¡Sálvese quién pueda!” o mejor, no de papaya y aprenda mejor sobre gestión de crisis.

Manejar una crisis no es sólo cuestión de saber reaccionar sino de preverla (no dar papaya) y desarrollar un plan de contingencia que nos permita responder ante ella de mejor manera reduciendo al máximo el impacto negativo que pueda ocasionar a la organización y/o la marca. En otras palabras, administración responsable  del riesgo.

Nadie está exento de una crisis, ni mucho menos de una de la magnitud que estamos viviendo, más allá del impacto personal, el daño en la reputación de muchas marcas, el potencial quiebra de empresas, nadie pudo siquiera imaginar que un virus causaría tal caos en el mundo. Estamos en tiempos de crisis, de reinvención, de un cambio brusco y sin aviso para transformarnos, en especial, desde la cultura, el talento y claro, lo digital. Si bien, es inimaginable algo así, planear con inteligencia y estrategia una posible crisis de la cual se pueda salir bien librado si es posible, y está en nuestro control de gestionar.

¿Por dónde arrancar?

Aprendamos de lo que ha pasado y mitiguemos hoy los daños, es claro que lo mejor que puede hacer una organización de cara a situaciones imprevistas es planear una reacción ante lo imprevisto. Pero ¿cómo?

Pues bien, reconociendo que debemos actuar y pronto el primer paso es reconocer que la comunicación dejó de ser una mera decoración o instrumento en la empresa a convertirse en uno de los recursos estratégicos claves para el éxito organizacional. No se trata de carteleras, ni saber escribir emails, es sobre todo, gestionar y controlar con efectividad los flujos de información y comunicación a través de los sistemas de administración de las mismas, ello incluye el recurso más importante, el humano; dar apoyo a los diferentes procesos y áreas para que en conjunto puedan alcanzar las metas trazadas como organización; y tal vez lo fundamental, sirve para lograr coherencia entre lo que se promulga (misión, visión, cultura organizacional) y se hace e interactúa con los diferentes públicos (stakeholders).

Para lograr esto, viene el segundo paso, conviene tener una persona encargada de manejar la comunicación con visión estratégica (DirCom, el vocero o la cabeza mayor) o al menos, contar con asesores que nos ayuden a organizarla mientras tomamos la decisión de crear este proceso (cargos, funciones, objetivos, presupuestos, etc). Perfil de un comunicador estratégico.

Tercero, teniendo otros elementos desarrollados (plan de comunicación de la empresa, políticas de comunicación, portavoces, etc) se debe diseñar lo que conocemos como Manual o protocolo de crisis, que básicamente es la hoja de ruta a la que nos remitiremos cuando algo imprevisto suceda y nos toca prender todas las alertas y contingencias necesarias para proteger la reputación, la imagen corporativa y por supuesto, la misión de la marca o empresa.

Cuarto, por lo general, sólo algunos miembros conformarán el comité de crisis (DirCom, gerencia alta, algunos mandos medios -líder de proceso en cuestión-, portavoz) que se encargará de liderar la respuesta ante la situación. Aunque el comité tendrá la información de primera mano, conviene informar a todo el personal de la organización sus alcances y limitaciones. Ellos también esperan saber qué deben o no hacer.

¿Qué contiene el manual para gestionar la crisis?

Hablemos de tres grandes momentos, aunque es importante que definan como empresa qué es y qué no es una crisis y cuáles pueden ser los posibles escenarios donde se generaría la crisis:

– Pre-crisis: revise los párrafos anteriores, allí encuentra los primeros pasos. Es conveniente identificar posibles variables que causarían la crisis. Hecho eso, actúe:

–  Durante la crisis: se trata de la activación del protocolo diseñado (quién informará qué, qué se comunicará, por cuál canal, cómo se repararan las personas involucradas, cómo se comunicará con cada público (tono y canales adecuados), quién se encargará de qué, etc. Plantee todos los elementos que crea necesarios.

–  Post-crisis: se refiere a las acciones de reparación, control y seguimiento y medidas de mejoramiento, gestionar las emociones.

De todo error se aprende, cuando todo comunica siempre se correrá el riesgo de enfrentarse a una situación inesperada que, de no ser gestionada con responsabilidad y oportunamente, podría poner en riesgo toda la organización. Recuerde, que no le digan “Se lo advertí…se lo advertí…se lo advertí.

Soldado advertido no muere en guerra dicen por ahí. En la vida real como en el contexto empresarial no estamos exentos de cometer errores, porque fueron diseñados precisamente para aprender de ellos, para ayudarnos a mejorar y no para quedarnos en ellos.

 ¡NO DÉ PAPAYA!

Manual de crisis (real)

*Expresión colombiana que se refiere a dar innecesariamente oportunidad a otro para que lo critique y se aproveche de la situación.

Si te gustó este artículo, compártelo. Seguimos conversando por twitter @JoannaPrieto o deja tu comentario acá abajo y no olvides suscribirte al blog 😉

Tal vea te interese leer:

Buenas prácticas de teletrabajo en la empresa

Inteligencia comunicativa y empresa

Ética organizacional